Onze aanpak – organisatieontwerp en -ontwikkeling

Het ontwerpen van de organisatie vindt plaats in het Organisatie Ontwerp Atelier. Het Organisatie Ontwerp Atelier is een gedegen en participatieve methode om – op basis van brede input en een creatief proces – te komen tot het gewenste ontwerp van de organisatie. Het Atelier bestaat grofweg uit drie onderdelen: de behoefteanalyse, het ontwerpen en integreren en uitproberen. Hieronder geven we de stappen op hoofdlijnen weer. Hoe het ontwerpproces in jouw organisatie eruit moet zien, bepalen we samen.

Behoefteanalyse

Het eerste onderdeel is de behoefteanalyse. Hierin achterhalen we in welke behoefte we proberen te voorzien. Dit zijn behoeften van de gebruikers van het organisatieontwerp, zoals medewerkers, leidinggevenden, toezichthouders en klanten, cliënten of burgers. Hiermee zorgen we ervoor dat we nadenken over mensen, in plaats van over dingen of concepten. Deze behoeften gaan overigens niet alleen over het organisatieontwerp, maar ook over het ontwerp- en ontwikkelproces.

Ontwerpen

Vervolgens gaan we met elkaar het fysieke atelier in. Aan de hand van creatieve en ervaringsgerichte werkvormen, technieken uit Design Thinking en inhoudelijke expertise van organisatiekunde gaan we aan de slag. De ontwerpsessies volgen de indeling van ontwerpcriteria, knippen, plakken en knopen doorhakken.

Nadat we de ontwerpcriteria in de eerste sessie hebben bepaald, leggen we in de tweede sessie over knippen de nadruk op de manier waarop de organisatie geknipt kan worden (in teams of afdelingen). Hierbij inventariseren we ook de belangrijkste producten en diensten, functionele gebieden en klantsegmenten. Hoe hangen deze met elkaar samen en welke keuzevrijheid hebben we hierin? Is er aanleiding om een andere keuze te maken?

Na het knippen gaan we door met een sessie over plakken. Hierbij staan we stil bij de manier van samenwerking tussen teams, afdelingen en business units. Ten slotte richten we onze aandacht op knopen doorhakken. Dit betekent dat we het managementmodel onder de loep nemen. Hoe zou deze eruit moeten zien, mede in het licht van de voorgaande sessies?

Integreren en uitproberen

Na de ontwerpsessies heeft de ervaring uit het verleden ons geleerd dat het verstandig is om een ‘integratiesessie’ te doen. Hierin nemen we de analyses, ideeën en keuzes uit de voorgaande sessies en bouwen hiermee een integraal ontwerp van de organisatie. Dit is ook het moment waarop we de participatieve aanpak aanvullen met onze eigen expertmatige visie op de manier van organiseren. Ook gaan we nog een keer terug naar de behoefteanalyse uit de eerste sessie om te checken of we alle knelpunten afdoende hebben aangepakt. Het resultaat van deze sessie leggen we vast in een voorlopig eindontwerp. ‘Voorlopig’, want in de laatste sessie gaan we het model toetsen. Afhankelijk van het ontwerp maken we hiervoor gebruik van een rollenspel, empathy maps of andere vormen van prototyping.

Deze manier van werken staat uitgebreid beschreven in Organisatie Ontwerp Atelier.

Ontwerpen als onderdeel van ontwikkelen

De Organisatie Ontwerpers staan voor het ontwerpen én werkend krijgen van de best passende manier van organiseren. Het (her)ontwerpen van een organisatie staat nooit op zich. Het is altijd onderdeel van een organisatieontwikkeling die wordt beoogd. Of het nu gaat om een nieuwe strategie, beter samenwerken of kunnen reageren op onvoorspelbare dynamiek in de buitenwereld, de organisatie beoogd een verandering of ontwikkeling.

Tussen ontwerpen en werkend zitten ook nog de fasen van besluiten en implementeren. Dit is niet zo’n lineair proces zoals onderstaand plaatje veronderstelt, maar een goed ontwerp wel rekening houden met de eisen die besluitvorming, implementatie en het werkend krijgen stelt. Net zoals de manier van besluitvorming, implementatie en werkend krijgen eisen stelt aan de aanpak en uitkomsten van het ontwerpproces.

Dit is de reden om bij de start van het ontwerpproces – naast de behoeften die onder de ontwerpvraag liggen – ook de behoeften ten aanzien van besluitvorming, implementatie en het werkend krijgen op te halen. Zodat we vanaf het begin ook kunnen werken aan de vaardigheden, manier van (samen)werken en het gedrag wat uiteindelijk het ontwerp werkend krijgt. Dit betekent:

• Dat we niet alleen rekening houden met de manier waarop besluiten over het ontwerp nu worden genomen. Maar dat we ook meteen werken aan de gewenste manier waarop besluiten in de toekomst zouden moeten worden genomen, inclusief het besluit over het organisatieontwerp.
• Dat we vanaf het begin werken aan een mindset die helpend is bij de implementatie van het ontwerp, waar het omarmen van onzekerheid, samenwerking en authentieke communicatie centraal staan.
• Dat we in de fasen van ontwerpen, besluiten en implementeren een vruchtbare voedingsbodem creëren voor het werkend krijgen van het ontworpen, besloten en geïmplementeerde organisatieontwerp. Vanuit het besef dat het echte werk dán pas begint.