Onze visie op organisatieontwerp

Organisatieontwerp: knippen, plakken en knopen doorhakken

We hebben het vaak over organisatiestructuur, maar eigenlijk vinden we dat niet zo’n fijn – hoewel wel herkenbaar – woord. Want bij structuur denken mensen al gauw aan organogrammen of ‘harkjes’. Dit is een té simpele weergave van de complexiteit van de vraagstuk. We hebben het liever over het ontwerp van de organisatie, waarbij we kijken naar het geheel van afspraken en patronen van knippen, plakken en knopen doorhakken.

• Knippen: Elke organisatie – hoe groot of klein ook – wordt opgeknipt in delen. Denk hierbij aan teams, afdelingen, vakgroepen, functies of thema’s. Dit is noodzakelijk om overzicht en focus te houden. Hierin zijn allerlei (nieuwe) keuzes te maken als antwoord op ervaren knelpunten en onduidelijkheden, of als kapstok voor de strategische focus, passend bij de opgave van de organisatie.
• Plakken: Vervolgens zien we dat – daar waar de organisatie opgeknipt wordt – afstemmingsproblemen ontstaan. Bij de koffieautomaat gaat het dan over zaken die ‘over de schutting worden gegooid’ en in managementteam gaat het over een ervaren gebrek aan samenwerking. Wat geknipt wordt, moet dus ook weer geplakt worden. 
• Knopen doorhakken: Ten slotte is het bij het ontwerp van de organisatie van belang dat we vaststellen op welke manier en door wie (grote en kleine) beslissingen worden genomen. Hierbij gaat het niet alleen over de bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de leidinggevenden, maar ook van de teams, de individuele teamleden en coördinerende rollen die over de afdelingen heen gaan.

Het totaal van knippen, plakken en knopen doorhakken noemen we het ontwerp van de organisatie. Veranderingen aan het ene element van de organisatiestructuur leiden ook tot de noodzaak van heroverweging van andere elementen van de organisatiestructuur. We ontwerpen daarom deze elementen in samenhang met elkaar om te komen tot een organisatie die in staat is om de strategische koers te realiseren, zonder de huidige knelpunten te ervaren.

Van organisatieontwerp naar strategierealisatie

We zeiden het al eerder: de structuur – of vanaf nu het organisatieontwerp – volgt de strategie. Om uit te leggen waarom dit zo belangrijk is moeten we eerst kijken naar gedrag. Want heel simpel gezegd, als iedereen zou doen wat ie moet doen (ofwel het gedrag vertoont dat nodig is), dan kan de organisatie haar strategie realiseren. Het organisatieontwerp belemmert of faciliteert gedrag en verleidt of lokt uit tot bepaald gedrag. Daarmee levert het een belangrijke randvoorwaarde voor strategierealisatie.

Tegelijkertijd vraagt een bepaald ontwerp van de organisatie ook bepaald gedrag om het werkend te krijgen. Het moet dus ook passen bij het type medewerkers en het type leiderschap in de organisatie. De pijl gaat dus niet alleen van organisatieontwerp naar gedrag, maar ook van gedrag naar organisatieontwerp. Daarmee is gedrag ons belangrijkste vertrekpunt en ijkpunt in elk ontwerpproces. En is organisatieontwerp tegelijkertijd ook organisatieontwikkeling.

Interactie tussen organisatieontwerp en gedrag: de badkuip in

Organisatieontwerp en organisatieontwikkeling gaan over het vergemakkelijken en versterken van de bijdrage die iedereen levert om de doelstellingen van de organisatie te bereiken. Hierbij gaat het om de voortdurende interactie tussen keuzes in de organisatie en het gedrag van individuen. Hierbij maken we graag gebruik van de badkuip¹. Organisatieontwerp en strategie realisatie zijn allebei onderwerpen op organisatieniveau. Gedrag gaat echter over individuen. Tussen beiden vindt volop interactie plaats.

Deze interactie wordt gekleurd door ieders eigen perspectief en verrijkt door de combinatie van al die verschillende perspectieven (ook wel deconstructie genoemd).  Dit vraagt om een participatieve en ervaringsgerichte aanpak waarbij het organisatie-ontwerpproces ingebed is in de organisatieontwikkeling.

^1. Zie L.H. Nishii & P.M. Wright (2007). Variability within organizations: Implications for Strategic Human Resource Management. CAHRS Working Paper. Zie ook de inaugurele rede van Marc van Veldhoven (2012). Over knipogen, badkuipen en kampeertenten: arbeidsgedrag als fundament van strategisch HRM. Tilburg University.