Toekomstgericht organisatieontwerp

Overal waar mensen met elkaar samenleven en -werken ontstaan patronen. Patronen die zich na verloop van tijd tot een structuur ontwikkelen. Soms is deze formeel, soms informeel. Soms is ze gericht op hiërarchie, soms op autonomie. Hoe je structuur er ook uit ziet, ze is medebepalend voor het succes van de organisatie. Biedt de organisatiestructuur voldoende wendbaarheid? Lukt het om snel te reageren op nieuwe omstandigheden? Of zitten medewerkers ‘vast’ in hokjes en managementlagen? Past de structuur bij de gewenste besturing? En de organisatiestructuur doet meer. Een mooie structuur bevordert samenwerking. Een deugdelijke structuur biedt houvast aan ondernemende medewerkers.

 

Tijd voor een (her)ontwerp van de organisatiestructuur

Er is altijd een aanleiding nodig om met de structuur van de organisatie aan de slag te gaan. Onderzoek laat zien dat de effectiviteit van een organisatiestructuur samenhangt met een aantal verschillende factoren, zoals de eisen van de omgeving, de beschikbare technologie of de omvang van de organisatie. Als deze factoren veranderen, is het logisch om ook de structuur van de organisatie aan te passen.

We kunnen verschillende aanleidingen om de structuur aan te passen of opnieuw te bedenken grofweg samenvatten in vier categorieën:

• Veranderingen in de eisen van de omgeving, de beschikbare technologie en de omvang van de organisatie hebben alle hun weerslag op de strategie van de organisatie. En we weten allemaal: structuur volgt de strategie. Dus een strategische heroriëntatie betekent automatisch ook een hernieuwde afweging van de organisatiestructuur.
• Een organisatie is altijd in ontwikkeling. De organisatie wordt volwassener. Dit heeft gevolgen voor de dynamiek in de organisatie. Experts spreken over crises tussen de verschillende fasen van volwassenheid. Bijvoorbeeld op het moment dat de organisatie zo groot groeit dat de oprichter niet meer het totaal kan overzien. Dit vraagt om de centralisatie van bepaalde functies. Of op het moment dat afdelingen zo zeer op eigen benen kunnen staan, dat decentralisatie naar zelfstandige bedrijfseenheden weer meer op zijn plaats is.
• Er zijn allerlei maatschappelijke trends die ertoe leiden dat je de structuur anders moet inrichten, los van de strategie. Bijvoorbeeld omdat er wordt verwacht dat je meer rekening houdt met de wensen van ‘volgende generaties’. Of omdat duurzaamheid, hybride werken of meer toezicht een plek moet krijgen in de organisatiestructuur. Dit zijn geen wijzigingen in de strategie als gevolg van veranderingen in de omgeving, maar een directe wijziging van de structuur als gevolg van de veranderingen in de omgeving.
• De voorgaande punten gaan meer over een herontwerp, maar er kan ook een aanleiding zijn voor een geheel nieuw ontwerp. Dit is aan de orde bij de vorming van een nieuwe organisatie. Dit kan de oprichting van een organisatie zijn, maar het kan ook gaan over uitbestedingen, spin-offs, fusies of overnames.

Je kunt je wel voorstellen dat het makkelijker is om over een nieuwe structuur na te denken als gevolg van een nieuwe strategie, dan als gevolg van een crisis. En dat de weerstand voor een nieuwe structuur als gevolg van een fusie vaak groter is, dan als gevolg van een maatschappelijke trend.

Structuur en besturing gaan hand in hand

De besturingsfilosofie van de organisatie bepaalt mede de structuur van de organisatie. En de organisatiestructuur maakt het mogelijk om de besturingsfilosofie in de praktijk te brengen. Besturing gaat over de regels en het spel in de organisatie. De regels liggen vast in een bestuursreglement of statuten. De manier waarop het spel wordt gespeeld is een heel ander verhaal.  Wanneer het spel lelijk wordt gespeeld, ontstaat vaak een roep om andere (of meer) regels. Wanneer de regels niet voldoen, hangt de bestuurlijke effectiviteit af van het vermogen van bestuurders om het spel goed te spelen. Wij helpen graag bij het ontwerpen, herijken of evalueren van de bestuurlijke inrichting en begeleiding bij en reflectie op de manier waarop het spel wordt gespeeld.

Het Organisatie Ontwerp Atelier

• Het ontwerpen van een (aangepaste) organisatiestructuur – op het niveau van een afdeling, business unit of hele organisatie (zie ook het Interview in Management Executive)
• Het evalueren van een (voorgenomen) wijziging van de organisatiestructuur
• Met bijzondere aandacht voor:
  • het faciliteren en stimuleren van samenwerking
  • het neerzetten van een wendbare structuur